Come archiviare la posta della webmail

Usando la posta elettronica per anni, sopratutto se si usa il protocollo POP3 e non si ha l'abitudine di fare ogni tanto un po' di pulizia, si tende ad avere una casella "posta in arrivo" enorme, contenente migliaia, a volte decine di migliaia, di email.

Questo può portare ad alcuni problemi

  • l'utilizzo della webmail diventa molto lento
  • lo spazio a disposizione potrebbe esaurirsi, costringendovi ad acquistarne d'ulteriore o costringendovi a fare pulizia "d'emergenza" quando la casella raggiunge il 100% (e questo vuol dire che non potete né inviare né ricevere nuove email)
  • quando si effettua un cambio server, o importanti aggiornamenti sul server, il client di posta (Outlook, Thunderbird, Mail, etc...) configurato in POP3 scarica di nuovo tutta la posta.

E di questo terzo e fastidioso caso che andremo ora a parlare: i client di posta (Outlook, Thunderdbird, Mail, etc...) configurati con il protocollo POP3 scaricano in locale una copia del messaggio che è presente sul server ed assegnano un ID a quest'email, in modo da sapere che questa email è stata già scaricata.
Ma cosa può succedere in seguito ad un cambio di server o un aggiornamento importante (o anche per un semplice malfunzionamento del client di posta)?
Succede che il client non riconosca più le email già scaricate, scaricando di nuovo tutto il contenuto della cartella "posta in arrivo".

E se questo non è un problema in presenza di poche email, immaginate cosa vuol dire scaricare decine di migliaia di email già lette, che andranno a creare confusione nel vostro client di posta (tutte segnate come "non letto") fino, nei casi più sfortunati, a bloccarlo del tutto.

E' quindi necessario, di tanto in tanto, procedere allo svuotamento della casella "posta in arrivo". Ma, se non si vuole eliminare la posta ricevuta, si può procedere con questo escamotage.

  • Accedi alla webmail (facendo l'esempio che la vostra casella sia nome@dominio.it, l'indirizzo della webmail è http://mail.dominio.it)
  • premi in alto a destra su "impostazioni" e quindi clicca su "Cartelle" che comparirà nella prima colonna.
  • Nella seconda colonna, premi il segno "+" posto in fondo ad essa e, nella terza colonna, inserisci le informazioni della nuova casella: puoi ad esempio darle il nome "Archivio posta" e scegliere dove innestarla (se non sai cosa stai facendo, ti consiglio di non toccare questo parametro).
  • A questo punto premi "salva", la cartella verrà aggiunta a quelle presenti nella webmail.
  • Premi ora il pulsante "Email" presente in alto a destra (vicino al pulsante "impostazioni" premuto poco fa), sulla prima colonna dovresti vedere la nuova cartella appena creata. Benissimo, abbiamo quasi finito!
  • Ora premi su "Posta in arrivo"
  • in basso, dopo l'elenco delle email contenute, troverai dei campi "a tendina", su uno dei quali è scritto "Seleziona". Premi "Seleziona" e clicca su "Tutti".
  • Ora clicca e tieni cliccato su una qualsiasi delle email dell'elenco superiore e, TENENDO PREMUTO il tasto del mouse, trascina l'email nella nuova cartella creata poco fa. Dopo qualche secondo/minuto (dipende dal numero di email) leggerai in basso a destra "Messaggio spostato correttamente".

Complimenti, hai terminato! Ora la "posta in arrivo" risulta infatti vuota e, andando sulla casella "Archivio posta" troverai tutte le email che hai spostato. In questo modo preverrai che Outlook scarichi di nuovo centinaia, migliaia o ancora più email!

NB: questo trucchetto è in realtà molto comodo anche per organizzare la tua posta in arrivo: creando una cartella per ogni anno (archivio 2019, archivio 2018, archivio 2017, etc...) e trascinando dentro queste cartelle solo quelle dell'annata corrispondente, renderei l'uso della webmail e la ricerca delle email molto più veloce. Provare per credere!